複合コピー機に付属している、便利なスキャン機能を活用しましょう

単機能のコピー機の使い方は、作成したチラシをコピー機で複写して町や店舗で配ったり、業務で作成した資料を複写して社内会議で配布したりするが一般的です。一方、複合機と言われるコピー機には、コピー機能の他に、スキャン機能やFAX機能などが付属しています。

このスキャン機能は、読み取りたい資料などを単に読み取って電子化するだけでなく、パソコンに取り込んで様々な用途に利用できるので、とても便利な機能です。

基本的なスキャンについて

まずは基本的なスキャンについて説明します。複合コピー機は、本体だけでもコピーが出来ますが、スキャンした印刷物などをコピーの時と同じように、コピー用紙で出力することが出来ます。更に、複合コピー機にはパソコンと接続して通信するためのドライバーソフトや、パソコンから複合機を操作したり、パソコンに取り込んだ画像データを表示する便利なツールが用意されています。

そのソフトをパソコンにインストールすると、パソコンから複合コピー機を操作して簡単にスキャンし、画像データをパソコン内に取り込めます。画像データは、ビットマップ(bmp)形式やjpeg形式(jpg)や文書ファイル形式(pdf)などで保存し、パソコンに取りこんだらすぐにでも活用出来ます。

その際、特定のフォルダーも指定出来るので、スキャンした画像データの分類管理にも役立ちます。また、ローカルなパソコンだけではなく、ネット上の共有フォルダーに保存すれば、他の人とも共有出来るので重宝します。

スキャンした画像データのPDF変換と冊子化について

今はほとんど耳にしない言葉に、本の自炊というのがあります。本は使用を重ねたり年月が経つと、自然と劣化してきます。また、本を複数持ち歩いて読むのも荷物になり不便です。そこで、自分が購入して所持している本を裁断して、その一枚一枚をスキャナーで読み込んで一冊にするというものでした。

もちろん著作権の範囲内なので、自分で購入したような本に限ります。今では電子ブックが販売されるようになり、本の自炊はほとんどなくなりました。この方法を利用して、古くなった自分の大切なアルバムや卒業文集や、個別の重要な資料なども電子化して冊子化することが出来ます。

電子化すると、紙の本と違って劣化することがないので、半永久的に保存することが可能です。

方法は簡単で、アルバムなどの各ページをスキャンしてパソコンに画像データを取り込み、その画像データを複合コピー機のツールソフトで表示して内容を確認します。必要なものだけを選択することも可能です。そして画像データ集をpdf形式に変換して保存すれば、一冊のPDF文書ファイルとして出来上がります。

PDF文書ファイルには、ファイル名としてタイトルが付けられるので、後で見て分かるタイトル名で保存します。重要な資料の場合も同様に資料集として保存出来るので、仕事などでも活用することが出来ます。

スキャンした画像でチラシや新聞も簡単に作れる

複合コピー機のスキャン機能の活用は、データ変換で画像を冊子化するというだけに留まりません。自分が商売をしているなら、チラシを印刷業者に頼むだけでなく、自分自身でチラシを作るのにも利用出来ます。スキャン機能で読み込みたい画像をパソコンに取り込んで、その画像を文章作成ソフトの文章に貼り付けて、チラシ文章を作成します。

その際に、取り込んだ画像はパソコンに付属している画像編集ソフトや専用の画像ソフトで編集して、自分の思い通りの画像に変えてから利用することも出来ます。出来上がったチラシ文章は、複合コピー機で印刷すれば簡単にチラシとして配布することが出来ます。

また、チラシだけでなく町内会やサークル活動などで発行する新聞などの作成にも使えるので、活用の幅を更に広げることが出来ます。操作はとても簡単なので、誰でもすぐに取り組める活用法です。

スキャンした画像データをe-mailで送信する

複合コピー機には、スキャン機能と共にe-mailによる送信機能がついているタイプの機種があります。複合コピー機のスキャン機能で紙媒体の文章や画像をスキャナで読み取った後、その画像データをそのまま電子メールで相手先に送信出来る機能です。

複合コピー機の中でも新しい機能なので、古い複合コピー機や単機能のコピー機では利用出来ない場合もあります。しかし心配はいりません。e-mailにより直接送信できない場合は、一度パソコンに画像データを取り込み、パソコンで普段利用しているe-mailを使い、添付ファイルとして画像を送る方法があります。

どちらも目的は同じなので、ひと手間掛けるかの違いだけです。また、最新の機種では複合コピー機の本体にIPアドレスを登録しておけば、複合コピー機から直接、自分のパソコンやスマホなどにも画像データを送信することが出来ます。

とても便利な機能なので、覚えておいて損はないです。

リースでコピー機を導入するメリット

スキャンした画像データを外部メモリーに保存する

複合コピー機にパソコンが接続していない場合や、接続していても自分のパソコンではない場合などに利用する方法です。

それは外部メモリーであるUSBメモリーに、複合コピー機でスキャンした画像データを保存する方法です。

複合コピー機には外部メモリーを差し込む箇所があります。そこにUSBを差し込んで、複合コピー機側で画像データの保存先を指定すると、スキャンした画像をUSBメモリーに保存することが出来ます。画像データを保存したUSBメモリーを持ち帰り、自分が利用しているパソコンにその画像データを取り込んで利用するだけです。

ここで注意したいのは、複合コピー機でスキャンした際に画像データが記憶されている場合があります。その場合は、必要に応じて複合コピー機内のデータは削除して下さい。特に、秘密を要する画像データの取扱いについては、念には念を入れておくことが大切です。

usbメモリーのデータをコピー機でプリントアウトする方法

カードスキャンという便利な機能もあります

複合コピー機を利用してスキャンする際は、普通は1回ごとのスキャンで1枚の印刷や1つの画像データを作成します。これだとカードや名刺などのように、両面のある物をコピーしたりスキャンしたりする場合には、カードや名刺の表と裏の内容がバラバラになり、管理をするにも不便です。

そこで複合コピー機には、こうした問題を解決する、カードスキャンという便利な機能があります。これは、カードなどの表面と裏面をそれぞれスキャンすると、1枚の用紙の中にカードの表面と裏面を表示して印刷することが出来ます。

もちろんスキャンして1つの画像データにすることも出来ます。このような便利な機能があるので、複合コピー機を単に印刷機として利用するだけでなく、様々な用途に合わせて複合コピー機のスキャン機能などを賢く使いたいものです。