usbメモリーのデータをコピー機でプリントアウトする方法

ワードやエクセルなどの文書やPDFといったデータをプリントアウトする時は、パソコンとプリンターを接続して印刷する方法が一般的です。しかし、自宅にプリンターがなくてプリントアウトができないなど、パソコンのデータをプリントアウトしたい時に困った経験を持っている方は多いのではないでしょうか。

そんな時に便利なのがusbメモリーを使ってコピー機(複合機)でプリントアウトする方法です。

小さくて便利なusbメモリー

usbメモリーは、ライターほどの大きさの小型で丈夫な記録メディアで、大容量のデータを手軽に持ち運ぶことができます。

そのため、パソコンに保存してあるワードやエクセルなどの文書データや写真、動画などは、usbメモリーに移し替えて持ち歩くことが可能な便利な記録メディアです。

usbメモリーはCDなどと比較すると、書き込みや読み込みが早く、保存や削除などの上書きが何度でもできることが特徴です。最近では、パソコンで扱う画像や文書のデータが大きくなっています。そのため、データを保存したり受け渡したりする時などに使用されています。

usbメモリーの使い方は、usbポートに差し込んでデータを書き込んだり読み込んだりするだけで簡単なこともusbメモリーのメリットにあげられます。

usbポートは最近のパソコンであれば、ほとんどの場合は標準装備されているので、接続さえすれば自動で認識されるためパソコンに特別な設定を施す必要はありません。usbメモリーには表と裏があり、差込口がusbポート口と噛み合うように差し込みます。

パソコンの中には、usbメモリーを直接差し込めないタイプもありますが、延長ケーブルを利用することでusbメモリーを使えるようになります。usbメモリーは、差し込む時は直接差し込めば良いのですが、抜く時にはダイレクトに抜くとデータが破損するおそれがあります。

安全にusbメモリーを抜くには、パソコンのタスクトレイから「ハードウェアの安全な取り外し」を選択して抜くことが必須です。usbメモリーは気軽に持ち運べるというメリットがありますが、反面、万が一紛失した場合に情報漏えいなどのリスクが高くなります。

最近では、そうした情報漏えいを防ぐためにロックが付いたものもあります。容量やデザインなどが違う様々なタイプがあるので、用途や目的に合わせてusbメモリーを選びましょう。

「コピー機」と「複合機」の違い

「複合機」とはコピー、プリンター、スキャナーなどの機能がまとめられている機器のことを指します。会社や自宅でコピーができる機器を、「コピー機」と呼んでいる方が多く見受けられます。しかし、実際にはコピーやプリンターなど、いくつかの機能を兼ね備えた「複合機」のことを「コピー機」と呼んでいるのではないでしょうか。

つまり、「コピー機」というと本来はコピーだけの機能を持つ機器になりますが、現在では「複合機」を「コピー機」と呼んでいるケースが多いということになります。また、コピーなどができる「プリンター」も同様で、プリンター機能のみのものが本来であれば「プリンター」なのですが、実際はコピーやスキャナーなどの複数の機能を持つ「プリンター複合機」も「プリンター」と呼ばれることが多いです。

usbメモリーのデータをプリントアウトする方法

パソコンのデータをプリントアウトする時は、通常はパソコンとプリンター、もしくはコピー機(複合機)に接続してプリントアウトします。つまり、パソコンを起動しないとデータはプリントアウトできません。しかし、usbメモリーを使えばパソコンを使わなくても、直接コピー機(複合機)からプリントアウトすることが可能です。

ただし、コピー機(複合機)にusbメモリーなどの外部のメモリーが挿入できるスロットが搭載されているものでなければプリントアウトはできません。

しかしながら、現在ではコピー機(複合機)の機能が向上し、usbメモリーを差し込むだけでプリントアウトできる機能が標準装備されている機器も増えています。コピー機(複合機)はメーカーや機種によって、対応できるメディアやスロットの位置などが異なりますが、usbメモリーに関しては多くの機種で対応しているため、usbメモリーに保存されているデータはほとんどがプリントアウトすることが可能といえます。

コンビニでプリントアウトする時はPDFファイルに変換しよう

コピー機(複合機)がusbメモリーに対応していても、プリントアウトできるファイル形式に対応していない場合は、プリントアウトすることができないので注意が必要です。メーカーや機種によっても対応できるファイル形式は違ってきますが、PDFファイルやJPEG、PNGなどの画像ファイルなどは対応できる機種が多いです。

パソコンで文書を作成する際に使われることが多い、ワードやエクセル、パワーポイントで作成されたファイルは、プリントの設定が変わるために上手くプリントアウトできないケースがあります。ワードやエクセルなどのデータは、一旦PDFファイルに変換してusbメモリーに保存すると良いでしょう。

プリントアウトのサービスを提供しているコンビニも多いですが、コンビニのコピー機(複合機)で対応しているのはPDFファイルとなっています。usbメモリーに保存したとしてもエクセルやワードのデータは、そのままではプリントアウトできないので気をつけましょう。

また、PDFファイルであってもコンビニでは対応するバージョンが限らていることもあるので、プリントアウトしたいPDFファイルのバージョンを確認することも必要です。そして、データをPDFファイルに変換しても、データが暗号化されていたりパスワードが設定されていたりすると利用できない場合もあります。

コンビニでプリントアウトする時は、事前に利用するコンビニでプリントアウトできる条件をチェックすることをおすすめします。

リースでコピー機を導入するメリット

usbメモリーの取り扱いには注意が必要

コピー機(複合機)はパソコンからはもちろんですが、usbメモリーなどの外部メモリーからも直接プリントアウトできるので、忙しい時やパソコンが使えない時には便利です。

しかし、usbメモリーは前述したように情報漏えいのリスクも持ち合わせています。企業によってはusbメモリーの使用に制限を設けているところもあります。気軽に持ち運べる便利なものであるからこそ、usbメモリーの取り扱いには注意が必要といえます。