リースでコピー機を導入するメリット

コピー機は会社や事務所にとって欠かせないものです。

単にコピー機能だけではなく、ファックス、スキャナー、プリンターなどの機能を兼ね備える複合機が一般的になっています。

複合機でスキャンした文書をパソコン上のフォルダに保存したり、複合機自体のハードディスクに保存したりと、使い方は多様化しています。リースでコピー機を導入することにより、初期費用を抑えることができるなど、さまざまメリットがあります。

複合コピー機に付属している、便利なスキャン機能を活用しましょう

コピー機とは

コピー機とは、文書を複写することができる機械です。単にコピー機能だけを有するものから、ファックスやスキャナー、プリンター機能を兼ね備えている複合機タイプのものもあります。事務所のパソコンとネットワークでつなげて、スキャンした文書をパソコンのフォルダに保存したり、複合機自体のハードディスクに保存し、いつでもその文書を印刷できたりと多様な使い方か可能で、複合機タイプのコピー機が一般的になっています。

複合機にはモノクロ複合機とカラー複合機があります。モノクロ複合機は黒色の単一色での印刷になります。カラー複合機はフルカラーでの印刷が可能で、プレゼンの資料やチラシなどの印刷にも適しています。家庭用からオフィス用まで多種の複合機があります。

家庭用はインクジェット複合機が主流で、オフィス用はトナーを使って印刷するタイプが主流です。価格や大きさも家庭用とオフィス用では異なってきます。特にオフィス用では、高価なものも多く、初期費用やランニングコストが導入する際のネックとなってきます。

コピー機、複合機の買い方は?

会社でコピー機を導入する際には、買取り、リース、レンタルなどいくつかの導入方法があります。買取は一般的な購入と同じで、所有権は購入者にあります。そして、一括で買取るのか分割して支払うのかによって初期費用が大きく変化します。

一方、リースとレンタルの場合は、コピー機の所有権はリース会社やレンタル会社にあります。料金形態としては毎月リース料やレンタル料を支払っていく形になります。一括で買取る場合は初期費用がかかり、リースやレンタルの場合は月々の支払いになるので、ある程度費用を抑えることが可能です。

気になるリースとレンタルの違いは?

リースとレンタルで導入する場合、商品の所有権はリース会社やレンタル会社にあります。導入する会社は、リース会社やレンタル会社が管理するコピー機を使うことになります。なので、不要になったからといって、勝手に売買したり譲渡することはできません。

また、月々のリース料やレンタル料といった支払いが発生します。リースとレンタルの細かい違いは、大きく分けて5つあります。まず1つ目は、リース契約は法人向けの契約で、レンタルは個人でも法人でも契約することが可能です。

そして2つ目は、リースはメーカーや機能、使用用途などから新品のものを選ぶことができますが、レンタルはレンタル会社が所有している中から選ぶことになります。3つ目は、リースは途中解約することができませんが、レンタルは途中解約が可能です。

4つ目は、契約する期間です。リースは短ければ3年、長ければ6年〜7年といった期間で契約することになります。一般的には5年での契約が多いです。レンタルは数日からの契約が可能で、短期的に必要になった場合には適しています。

そして5つ目は、導入時に審査があるかどうかです。

リースの場合は、契約を結ぶ際に長期的にリース代を支払えるかどうかの審査があります。一方、レンタルの場合はそういった審査はありません。

リース契約のメリットは?

精密機械を使用する中で、不具合や故障は少なからず起こってきます。コピー機や複合機の故障により、業務がストップしてしまうこともありえます。そのため、普段からのメンテナンスや故障した際の迅速な対応が重要になります。

リース契約を結ぶ場合は、月々のリース料に保守契約が含まれており、故障したときには対応してくれます。

また、メンテナンスや修理により別途費用がかかることもないです。故障などの緊急時に、業務への影響を最小限にとどめることができます。リース金額は、商品の金額にリース料率というものを掛けることにより決定されます。

トータルの支払額で考えると、買取よりもリースの方がやや高くはなります。しかし、リースは月々での支払いなり、その月々のリース料は経費として計上することができます。所有権もリース会社にあるため、固定資産税などの税金もかかりません。

経費や税金の面ではリース契約はメリットがあると言えます。機械は導入して年数が経てば必ず劣化してきます。また、新しい機能を備えた機械も次々と発売されます。リース契約では、リース期間満了後にリースを組み直すことにより、新しい機械を導入することが可能です。

最新の機械を導入することにより、業務をよりスムーズにこなすことができ、業務改善に役立つ可能性もあります。このように、リース契約は保守、経費、業務改善の面で大きなメリットがあります。

コピー機、複合機を選ぶポイントは?

コピー機や複合機は、会社での業務には欠かせません。より業務に合った機械を選ぶためには、業務の流れやどのような書類が多いのかなどの自己分析が必要です。まずモノクロとフルカラーのどちらを選ぶかですが、これは社内で使う書類が多いのか、お客様に見せる書類が多いのかによって変わってきます。

社内で使うものが多いのであれば、モノクロでも問題ないでしょう。しかし、お客様に見せるプレゼンの資料やチラシが多いのであれば、フルカラー印刷の方がお客様の印象に残るでしょう。また、コピーやプリントアウトする枚数が多いのか少ないのか、使用する用紙の大きさなどによりコピー機のスペックが変わってきます。

それに加え、スキャナーでスキャンする書類があるのか、スキャンした書類をパソコンなどで共有する必要があるのか、ファックスの使用頻度はどのくらいかなどにより、必要な機能が決まってきます。仕事内容を見直すことにより、より用途に合致したものを選ぶことができるでしょう。

つまり、単にコピーするだけの機械と捉えずに、使用方法によっては業務の流れをスムーズにできる機械と捉えることにより、業務内容に合った機械を選ぶことができます。そして、良い機械をなるべく費用をかけずに導入することが大切です。

リース契約はそういった面で、選択肢の一つとなるでしょう。

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